{ Banner Image }

New 避风港 Announced for Electronic Disclosures Required by 艾瑞莎

电子邮件有关2020年6月《商业》杂志的更多文章& 税 Law 新闻, 点击这里。

1974年《雇员退休收入保障法》(“ERISA”) and its applicable regulations require a plan administrator to provide a number of notices to plan participants. For example, an 艾瑞莎 plan administrator must provide to all plan participants a Summary Plan Description (“SPD”),概述了计划条款。此外,计划管理员必须提供“物料修改摘要”(“SMM”),以便在每次对计划进行某些更改时计划参与者。

通知的传递必须合理计算,以确保参与者实际收到。 2002年,美国劳工部(“DOL”)建立了一个安全港,如果满足某些要求,则允许以电子方式公开涵盖的通知。本文不提供对2002年安全港规则的审查。

在过去的20年中,许多利益相关者要求DOL实施新规则,以考虑技术的进步并允许使用其他通知方法。例如,总统于2018年8月31日发布了一项行政命令,指示DOL和国税局(“IRS”) to consider ways to ease the costs and regulatory burdens given the number and complexity of 艾瑞莎 notices.

2020年5月21日,DOL宣布了新的安全港(“Safe Harbor”) that may be used by plan administrators who are required by 艾瑞莎 to provide notices to participants. The 避风港 allows a plan administrator to provide certain covered notices through an electronic medium if the plan administrator satisfies certain requirements. The 多尔 estimates that this 避风港 will reduce plan costs significantly while also preserving the rights of participants.

避风港

The new 避风港 contemplates two methods of notification: (1) email notification; and (2) notice and access notification. These options permit plan administrators to determine which method of delivery would work best for the plan administrator and for the plan participants.

A.电子邮件方式

安全港下的一种选择是电子邮件通知。此方法包括通过电子邮件或通过将通知发送到智能手机来提供所有涵盖的文档。 如果计划管理员决定使用电子邮件的通知方法,则计划管理员可以将通知的内容包括在电子邮件正文中或作为附件。安全港提供有关如何为参与者获取和维护准确的电子邮件地址或智能电话号码的指南。例如,如果雇主因其工作而为参与者提供了电子邮件地址,则计划管理员可能有资格使用电子邮件通知方法。

使用这种通知方法时,计划管理员必须拥有一个系统,以(1)确保参与者正在接收通知; (2)将无法使用或无效的电子邮件地址或电话号码通知计划管理员。

B.通知和访问方法

通知和访问模型包括通过基于Web的平台向参与者提供通知。要使用此方法,计划管理员必须通知参与者在线有新文档可供其审核。该通知称为“ Internet可用性通知”(“NOIA”) and must be provided to all participants for each new document that is available. The 诺亚 must be concise and understandable and should include the following:

  • 对要审查的文件的描述(取决于文件的性质);
  • 用于访问文档的链接;
  • 通知参加者其索取文件纸质副本的权利以及他们索取纸质副本的方式;
  • 通知参与者其退出电子披露的权利,包括退出的程序;和
  • 参与者可以用来联系计划管理员的电话号码。

将文档上载到网站以供参与者访问后,该文档必须从原始发布之日起或在其被取代之前在网站上保留一年。所有文件都应以易于获取的格式提供,参与者可以电子格式保留。

局限性

The 避风港 is limited to retirement plan disclosures only. The 多尔 did not extend the 避风港 to cover health and welfare benefit plans subject to 艾瑞莎, although it reserves the right to do so in the future. The 多尔 stated that it will continue to explore whether this 避风港 should be expanded to include health and welfare plans.

此外,这些披露只能用于“covered individuals.”受保护的个人是指有权接收受保护的通知的参与者,受益人或其他个人(1); (2)为计划管理员提供了电子地址(包括电子邮件地址或手机号码)的人。 因此,任何未向计划管理员提供电子邮件地址的个人,都必须通过发布安全港之前通过现有方法获得的所有披露。

参与者保护

The new 避风港 rule also includes a number of protections for participants, including those listed below.

  • 参与者始终保留接收纸质通知的权利。计划管理员必须允许计划参与者随时轻松地免费请求书面通知。如果要求,计划管理员还必须提供一个选项,以纸质形式接收特定的通知。
  • Before operating under the terms of this 避风港, a plan administrator must provide an initial notification to each plan participant on paper. This notice must include the following:
    • 关于涵盖文件将以电子方式提供的通知;
    • 识别将用于个人的电子地址;
    • 访问涵盖文件所需的任何说明;
    • 一份声明,涵盖的文件不需要在网站上超过一年就可以使用,或者在以后被涵盖的文件的后续版本取代之后;
    • 关于要求免费获得涵盖文件的纸质版本的权利声明,以及如何行使此权利的说明;和
    • 声明免费退出电子递送的权利的声明,仅接收书面文件的书面版本,并解释了如何行使此权利。

生效日期

The new 避风港 rule becomes effective on July 26, 2020. The 多尔 has stated, however, that it will not take action against any plan administrator who operates under the 避风港 prior to the effective date. This means that administrators who need to notify employees of changes now may rely on the 避风港.

The 避风港 rule includes a number of nuances and considerations for a plan administrator. If you are considering whether to implement new electronic disclosure methods pursuant to this 避风港, please contact one of the authors of this article or one of our 艾瑞莎 attorneys 谁可以协助您完成这个程序。

分类: 电子病历, 员工福利

通过以业务为导向的方法和面向服务的交付, 明迪 帮助客户应对员工福利法和医疗保健法方面的挑战并解决问题。 明迪已就员工福利,医疗保健改革和医疗保健法律等主题进行了广泛的演讲和写作,并积极参与了许多关注这些问题的法律,专业和行业组织。

查看作者的所有帖子›

Type the following characters: sierra, romeo, whisky, hotel, three

* 表示必填字段。